Virtuelle mentorsamtaler kan være lige så gode som samtaler, hvor vi befinder os i det samme fysiske rum, men de kræver nye kompetencer og indsigt i de virtuelle muligheder. Vi har samlet 10 tips til, hvordan du sikrer, at dine mentorsamtaler er effektive og har gennemslagskraft, selvom der er en skærm i stedet for et bord imellem jer.
1. Forberedelse
Det gode mentormøde starter allerede inden selve mødet begynder, og ligesom ved fysiske mentormøder er forberedelse nøgleordet, når det kommer til at afvikle gode og effektive samtaler. Senest et par dage inden mentormødet bør mentee sende dagsordenen for mødet til mentor. På den måde kan mentor forberede sig på, hvilke emner mentee ønsker at arbejde med, gøre sig nogle tanker om mødet, samt evt. notere hvilke spørgsmål eller emner, som mentor synes, det kan være vigtigt at bringe op for at sikre mentees læring. Både mentor og mentee har derfor altid en vis forberedelse inden møderne, men mentees indsats er oftest tidsmæssigt størst.
2. Få styr på teknikken
Bliv enige om hvilket medie I bruger. Der findes mange gratis mødeplatforme på markedet. Dog anbefaler vi, at man altid opretter en profil beskyttet med et password. Brug helst en bærbar/stationær computer i stedet for en tablet eller smarttelefon – og et headset.
Inden mødet starter, er det en god idé at teste og kontrollere, at forbindelsen, lyden og kamerafunktionen fungerer optimalt. Sørg for at dit kamera fanger dit billede omtrent midt på skærmen og er på niveau med dit ansigt. Sørg for at du har en passende belysning. Ud over teknikken, er det vigtigt at kunne sidde et sted – gerne i et lukket rum, hvor der er så lidt omgivende støj som muligt. Samtidig er det vigtigt, at du sidder et sted, hvor du har mulighed for at tale privat om fortrolige og følsomme emner.
3. Afklare roller og ansvar
I vores definition af mentorskabet har mentee ansvar for egen læring, og mentor har ansvar for processen, samt for at skabe gode rammer for læring og udvikling. Det er op til mentor og mentee at drøfte og afklare forventninger til hinanden. Når mentorsamtalen foregår virtuelt, er det desuden vigtigt at have styr på, hvem der ringer op til hvem, for eksempel når mødet starter, eller hvis forbindelsen går i løbet af mødet.
4. Vær punktlig
Vær parat til at starte til tiden – og afslut mødet til aftalt tid. Start allerede 15 minutter før mødet starter på mentalt at blive klar. Log ind på den aftalte mødeplatform 5 minutter før så du, inden mentorsamtalen starter, kan tjekke, at teknologien virker, kamera, højtaler og mikrofon. Hvis du finder ud af, at du ikke kan nå at være klar til det aftalte tidspunkt, så sørg for at give besked hurtigst muligt.
5. Visuelle virkemidler
Virtuelle mentormøder er mere intense end fysiske møder. Det er derfor vigtigt at variere selve mødeprocessen, for eksempel ved at inkludere visuelle virkemidler. Overvej at bruge en virtuel tavle til at tegne på eller skrive notater. Præsenter øvelser og hjemmearbejdet gennem skærmdeling (Word, PowerPoint, Excel osv.).
6. Husk kropssproget
Når man ikke sidder i samme rum som ens samtalepartner, kan der gå detaljer tabt, som man normalt ville bemærke i fysiske møder. Noget af det vigtigste og sværeste at vise med kropssproget i virtuelle mentorsamtaler er nærvær. I virtuelle møder kan du vise, at du er nærværende ved at kigge ind i kameraet. På den måde føler modparten, at du kigger ham/hende ind i øjnene, og det er et vigtigt element i samtalen. Virtuelle møder kræver, at vi aktivt bruger den del af kroppen, som kan ses - vores hoved og hænder. Eksempler kan være smil, hovednikken eller et thumps-up.
Nogle gange kan virtuelle møder uden brug af video gøre, at man lytter mere fokuseret. Det er derfor vigtigt at finde en god balance mellem brug af kamera, visuelle virkemidler, og lyd.
7. Tavshed er godt
I virtuelle mentormøder kan det være svært at håndtere den tavshed, som helt naturligt opstår i samtaler.
Tavsheden kan virke mærkelig og akavet, men i stilheden er der gemt noget godt; der skabes plads til refleksion og fordybelse. Det er en fordel at trække vejret en ekstra gang, inden du svarer, så det ikke kommer til at virke som en afbrydelse af den anden persons tankerække.
8. Giv plads til fordybelse
I forlængelse af den tavshed, der naturligt opstår i løbet af mentorsamtalen, er det vigtigt aktivt at give plads til refleksionspauser. Sig højt at du har brug for et øjebliks ro, og aftal 5 minutters pause, for eksempel for at hente en ny kop kaffe eller trække lidt luft. Det kan også være en god idé løbende at give plads til at både mentor og mentee får noteret, hvad der bliver talt om. Det kan være svært både at koncentrere sig om at lytte samtidig med, at man skriver. Gør det til en god vane at holde små refleksionspauser i løbet af samtalen.
9. Overvej at optage mentorsamtalen
Det kan være en god ide at optage samtalen således, at både mentor og mentee kan lytte samtalen igennem, for eksempel i forbindelse med en selvevaluering efter mødet og til at fastholde og fange mødets indhold og læring. Brug optagelsen til at overveje hvad der kunne gøres anderledes fremover for at sikre endnu mere effektive mentorsamtaler. Det er vigtigt, at begge parter er OK med at mødet optages. Beslut i fællesskab en klar guideline for, hvordan I opbevarer og efterfølgende sletter optagelserne.
10. Evaluer mentorsamtalen
Opfølgning og evaluering er en integreret del af et succesfuldt mentorforløb. Ligesom det er vigtigt at gøre plads til refleksionspauser i løbet af mentorsamtalen, er det vigtigt at afslutte mentorsamtalen med en evaluering af samtalens forløb og resultater.
Husk at aftale nyt mødetidspunkt inden i afslutter mødet.
Som opfølgning på mentorsamtalen og evalueringen kan det være en god idé at sende en opfølgningsmail, hvori mentorsamtalens hovedpunkter og mentees hjemmearbejde inden næste møde kort opsummeres.
